Toata lumea foloseste email-ul ca si mijloc de comunicare, atat in viata privata, dar si in afaceri sau la locul de munca. Folosim emailul pentru a vorbi cu prieteni, clienti, oameni din echipa, superiori sau noi angajati ori angajatori.

Cum trimitem un email

Cu toate acestea, nu multa lume stie ca exista niste reguli de etucheta si pentru trimiterea emailurilor, asa cum exista si in cazul scrisorilor oficiale. Aceste reguli exista tocmai pentru a transforma acest mediu virtual intr-un loc in care se comunica respectuos si pentru a se evita stilul informal folosit in SMS-uri.

Nu lasati ca un email scris incorect sa va distruga credibilitatea cu un client, un superior ierarhic sau chiar un potential angajator.      Pentru a va asigura ca trimiteti cel mai bun email, urmati sfaturile de mai jos:

  1. Inserati adresa de email a destinaturului dupa ce ati terminat de scris tot, chiar inainte de a trimite. Astfel, va veti asigura ca textul este corect, ati atasat tot ce trebuia si nu aveti cu ce sa va faceti de ras. De asemenea, va va salva de trimiterea unui mesaj accidental. Este foarte important mai ales in cazul unor email-uri cu continut sensibil sau foarte lung, precum aplicarea la un job anume, raspunsul la intrebarea unui client sau transmiterea unei vesti proaste. In cazul in care raspundeti la un email primit, puteti sterge adresa destinatarului inainte de a compune textul.
  2. Verificati de trei ori inainte daca urmeaza sa trimiteti email-ul persoanei care trebuie. De multe ori, atunci cand incepeti sa scrieti o adresa de email, browserul va va da cateva optiuni asemanatoare si sunt sanse sa alegeti una gresita.
  3. Evitati optiunea de “Raspunde la toata lumea” (“Reply to all”), atunci cand vreti sa raspundeti la un mail trimis unui grup mai mare. In general, aceste mailuri, daca cer un raspuns, il vor in privat. Singura data cand puteti da Reply to all este atunci cand este o conversatie de grup si este important ca toata lumea sa afle parerile tuturor.
  4. Folositi doar unul dintre cele doua fonturi clasice: Arial sau Times New Roman, cu negru. Poate fi tentant sa stilizati textul cu ceva mai creativ sau mai colorat, insa poate fi obositor de citit si chiar deranjant in unele cazuri. De asemenea, un email important nu va fi luat in serios daca este roz.